De organisatie

IMG 7696
Onze groep bestaat uit 13 personen, met een enkele uitzondering, allen woonachtig in Dommelen. Sinds jaar en dag zijn velen van de huidige organisatiegroep bezig met het uitoefenen van onze gemeenschappelijke hobby, je raadt het al: het organiseren van Doe-Week Dommelen!

Twee van ons is er nog bij vanaf het 'prille begin' en behoort tot de mede-initiatiefnemers van de allereerste Doe-Week uit 1976. De overige leden zijn in de jaren daarna toegetreden, nadat ze enkele dan wel vele jaren als begeleider een groep jongeren onder hun hoede hadden. Ze hebben in de loop der tijd de vacatures ingevuld van hen die vanwege tijdgebrek, een verhuizing of andere zaken afscheid moesten nemen van de organiserende werkzaamheden.

Nog wat saaie informatie m.b.t. onze organisatiegroep:

Na de evaluatie vindt in oktober de eerste vergadering plaats. Tijdens die vergadering kiezen we een thema en beginnen we met de voorbereidingen van de jeugdweek. Met alle leden wordt aan de hand van de zogenaamde 'aandachtpuntenlijst' besproken welke van de in totaal zo'n tweehonderd ('vaste') taken ieder voor zijn rekening gaat nemen. Daaronder vallen bijvoorbeeld het zorgdragen voor alle vergunningen, het reserveren van locaties en accommodaties voor activiteiten, het maken van afspraken met gemeente, politie en brandweer en overige instanties, afspraken over onderhoud, huurovereenkomsten, medische zorg, alle eten en drinken voor de week, uitnodigingen en mailings, administratie, pers, hout en timmerbenodigdheden, sponsoren...etc., etc., etc.. Buiten de 'groepjes', die zorgen voor het bedenken en het tot stand komen van het programma van de diverse (leeftijds-)categorieën, stellen we voor het 'aankleden' van het terrein een aparte groep samen. Zij houden zich ook bezig met het bedenken van 'thema-attributen' en decors voor het Doe-Week terrein. Wanneer van toepassing creëren we tevens een samenstelling die zich bezig houdt met de organisatie van additionele festiviteiten, zoals bijvoorbeeld tijdens een jubileumjaar. Bij aanvang van de voorbereiding houden we maandelijks een vergadering. De vergaderingen nemen, naarmate de Doe-Week nadert, sterk in frequentie toe. In de week voorafgaande aan de Doe-Week wordt een bespreking gehouden met alle dan bekende medewerkers: de zogenaamde Doe-Weel infoavond'.

Tijdens die info-avond krijgen de medewerkers te horen in welke groep en met wie ze zijn ingedeeld (bij de aanmelding hebben ze hun voorkeur kenbaar kunnen maken). Verder wordt, onder het genot van een drankje, het programma van de naderende Doe-Week uiteengezet. Binnen een maand na afloop van de week, houden we een evaluatievergadering. Hiermee wordt voor ons het seizoen officieel beëindigd. Uit de zittende leden van de organisatiegroep zijn drie leden voor het stichtingsbestuur gekozen. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Tevens is een vice-voorzitter en een persvoorlichter gekozen. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het naleven van het huishoudelijk reglement en het ten uitvoer brengen van besluiten, genomen in vergaderingen. De voorzitter coördineert de taken en werkzaamheden van de leden van de organisatiegroep en heeft de leiding in de vergaderingen. De secretaris is verantwoordelijk voor de notulering bij vergaderingen, alle correspondentie en mailing, de totale administratie alsmede voor andere werkzaamheden. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiën en de boekhouding. Voorafgaande aan het nieuwe seizoen stelt hij de begroting op.
Voor alle leden geldt dat zij belangeloos en voor onbepaalde tijd werken voor Stichting Doe-Week Dommelen.

Alle organisatieleden zijn verdeeld over de (leeftijds)categorieën zoals aangegeven in het overzicht hieronder. Zij zijn verantwoordelijk voor het programma, de uitvoering daarvan en de coördinatie van de betreffende categorie tijdens de Doe-Week. De S-groep (Service) houdt zich o.a. bezig met de coördinatie en het verzorgen van personeel en materialen ten behoeve van ondersteunende werkzaamheden zoals het posten tijdens fiets- of speurtochten, fungeren als spelleider, uitzetten van spellenparcours, het vervullen van een figurantenrol t.b.v. een speurtocht en 'hand- en spandiensten'.

Groepen coordinatie

P - g r o e p e n

  • Jolieke + Ron

A - g r o e p e n

  • Diana + Corinne

B - g r o e p e n

  • Hero + Marco

C - g r o e p e n

  • Johan + Jan, secretaris

Service - g r o e p

  • Ingrid, service
  • Edwin, penningmeester
  • Michiel, voorzitter
  • Tim, vrijwilligers
  • Geoffrey, communicatie (ontbreekt op bovenstaande foto)

Doe Week Organisatie

Doe Week Organisatie, de rest